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공사의 도급이나 물자의 매매계약 체결에 있어 다수의 신청희망자로부터 각자의 낙찰(落札)희망 예정가격을 기입한 신청서를 제출·입찰하게 하여 그 중에서 가장 유리한 내용, 즉 일반적으로 도급예정가액이나 판매가격이 최저가격인 것이나 또는 구매가격이 최고인 입찰자와 계약을 체결하는 방식이다.
반드시 문서에 의하여 의사표시를 하게 되어 있으므로 타인의 청약내용을 알 수 없어 비밀이 유지된다는 점이 일반 경매행위와 다르다.
입찰에 의한 계약체결은 매매행위나 도급계약에 있어 공정을 기한다는 취지에서 실시되는 것으로서, 정부기관·공공단체·일반대기업의 매매행위나 도급의 계약체결에서 실시되는 것이 상례로 되어 있다.
입찰에 있어 특정인만을 참여하게 하느냐 또는 공고에 의하여 많은 사람에게 자유로이 참여하게 하느냐에 따라 지명경쟁입찰·일반경쟁입찰이라고 한다.

A. 공사(기술용역)입찰 관련서류
회계예규 [공사입찰유의서] 제4조의 규정에 의하면, 공사계약(기술용역) 입찰관련서류는 아래와 같다.
1) 입찰공고문 또는 입찰참가통지서
2) 공사(기술용역)입찰유의서
3) 입찰참가신청서, 입찰서, 공사도급(기술용역)표준계약서(소정서식)
4) 공사(기술용역)계약일반조건
5) 공사(기술용역)계약특수조건
6) 설계서(설계도면, 공사시방서 및 현장설명서를 말한다), 물량내역서
7) 기술용역의 경우 과업지시서
8) 대형공사의 경우 입찰안내서
9) 기타 참고사항을 기재한 서류

B. 입찰관련서류의 구분
우리나라의 경우 회계예규상 입찰관련서류는 공사의 경우 9종, 용역의 경우 8종이다(물론 기타 참고사항을 기재한 서류도 있다면 그보다 더 많을 수도 있다). 이들 서류를 총칭하여 입찰관련서류라고 하는 그 자체에는 문제가 있을 수 없다.
그러나 과학적?효율적 입찰관리를 위하여서는 입찰에 참고가 되는 서류, 즉 입찰준비서류와 입찰시 제출하여야 하는 서류, 즉 입찰서류로 구분할 필요성이 있다. 구체적으로 말하면, 8~9종 또는 그 이상의 서류를 입찰희망자에게 교부하고, 계약체결시에는 동일한 서류를 새로이 준비하여 계약문서라고 함은 매우 비과학적이고 비효율적이다.

C.입찰관련서류의 대가
우리나라의 경우 입찰관련서류는 표현상 교부라고 하나, 실제적으로는 판매라고 하여야 한다. 물론 판매대가로 발주처의 입찰관리비용을 충당한다는 이점이 없는 것은 아니나, 공공공사의 발주처는 필요한 경비를 자체적으로 조달하여야 할 책임이 있다.
엄청난 수주경쟁을 감안할 때, 시공자의 입찰관련서류의 구입에 소요되는 대금도 생각해 볼 일이다. 발주처의 경비충당과 시공자의 지출에 대한 상관관계를 생각할 때 결국 국민적 비용으로 전가될 수 밖에 없다.
외국처럼 입찰관련서류를 발주처의 자산으로 하고, 입찰후보자들은 그를 빌려서 활용하는 제도를 취한다면, 비록 규모면에서 소액이라 할 수 있을 것이지만, 그것이 선진적?과학적 입찰관리가 될 것이다.

D. 소규모입찰의 입찰관련서류
입찰관련서류 중 물량내역서는 공사입찰의 경우 추정가격이 1억원 이상, 기술용역입찰의 경우에는 추정가격이 고시금액(예:2억원) 이상인 경우에 입찰희망자 또는 낙찰자에게 교부한다. 이를 역으로 말하면, 1억원 미만인 공사 및 추정가격이 고시금액 미만인 용역의 입찰(이 양자를 “소규모입찰”이라 부르기로 함)의 경우에는 발주처가 물량내역서를 입찰희망자 또는 낙찰자에게 교부하지 아니한다.
그런데도 회계예규 「공사계약일반조건」제3조의 규정에 의하면, 소규모입찰에 의한 공사계약이라고 하더라도 산출내역서는 계약문서에 해당한다. 다만, “계약금액의 조정 및 기성부분에 대한 대가의 지급시에 적용할 기준”으로서의 계약문서일 뿐이다.
어찌되었건 간에, 발주처가 교부하지 않고, 그러므로 시공자가 단가 및 금액을 기재하여 제출하지 않았는데도 산출내역서는 엄연히 계약문서로서의 효력이 있다고 규정하고 있다.
상당한 논리적 모순이 있다.

E. 입찰참가신청마감일
본항은 이 자체로는 본장 입찰관련서류와 관련이 없다고 생각할지 모른다. 그러나 이 입찰관련서류의 열람 및 교부기간과 관련이 있기에 본장에서 언급하여 무방하다고 생각한다.
입찰참가신청마감일은 「국가계약법시행규칙」제44조에서는 입찰서제출마감일 전일까지로 규정하고 있으나, 회계예규 「공사입찰유의서」 및 「기술용역입찰유의서」제3조에서는 입찰공고 또는 입찰참가통지서에서 기재되는 것으로 규정하고 있다. 이 경우 상기 시행규칙과 회계예규상의 입찰참가신청마감일이 달리 해석될 개연성이 있다.

F. 입찰등록마감일 vs 입찰참가신청마감일
이 양자는 동일한 개념을 그 표기를 달리하고 있음을 안다. 그러나 「국가계약법시행령」제14조에서는 입찰등록마감일로 표기하고, 같은 법 시행규칙 및 회계예규에서는 입찰참가신청마감일로 표기하여 입찰등록과 입찰참가신청에 행여 다른 뜻이 있는 것으로 혼선을 일으킬 소지가 있다.

G. 서류 vs 문서
입찰관련서류는 국가계약법령의 입찰에 관한 서류를 필자가 그리 표기하기로 하였음을 앞에서 언급한 바 있다.
그런데 이 “...서류”에 대하여 계약에 있어서는 “계약문서”로 표기하고 있다. 아주 작은 문제이지만 서류와 문서에 별도의 의미가 없다면, 양자간의 통일(표기상)이 요망된다.

H. 질의 및 응답의 시한
회계예규 「공사입찰유의서」 및 「기술용역입찰유의서」각 제5조의 규정에 의하면, 입찰희망자는 입찰관련서류의 검토과정에서 발견한 입찰관련서류상의 착오, 누락사항 또는 기타 설명이 요구되는 사항에 대하여 “입찰서제출마감일 전일”까지 발주처에 그 설명을 요구할 수 있다.
우리나라는 입찰관련서류에 대한 질의 및 응답의 시한에 있어서 소위“1-1시한체계”를 채택하고 있다. 다시 말하면, 입찰서제출마감일 전일까지 입찰희망자는 질의를 할 수 있고, 입찰서제출마감일 전일까지 발주처는 그 질의에 대하여 회신하여야 한다.
이 시한체계는 앞에서 논의한 입찰관련서류의 변경절차를 감안할 때 지극히 비현실적인 체계임을 알 수 있다.

I. 입찰관련서류의 입찰관리상의 위치
1) 입찰의향의 결정기준 : 계약의 이행 또는 공사의 수행과 관련한 모든 정보를 보유하고 있으며 이 정보에 입각하여 입찰참가 여부를 결정하며, 향후 계약금액의 근거가 되는 입찰금액을 산정하게 된다.
2) 입찰관련서류의 소유권 : 입찰관련서류는 교부시에 통상 일정금액의 납부를 요구한다. 즉 입찰관련서류의 소유권은 입찰자에게 있다.
3) 계약문서로의 전환 : 입찰관련서류는 당해 계약의 근거가 되며, 계약이 체결되고 난 뒤에는 통상 계약문서로 전환된다. (입찰관련서류≠계약서류)